Office 365 leiðbeiningar
Hér getur þú nálgast allar leiðbeiningar um Office 365, í texta og mynd. Við erum alltaf að uppfæra leiðbeiningar og vonumst því til að sjá þig sem oftast.
Company portal og Authenticator leiðbeiningar
Teams og Viva Engage - leiðbeiningar
Spurt og svarað um Office 365
Þeir sem eru með fullan aðgang að Office 365 geta sótt öll forritin og sett upp á tölvuna sína.
- Sjá hér leiðbeiningar um hvernig Office 365 er sett upp í tölvunni minni
Vefaðgangur er í gegnum www.office.com Ætíð skal nota eftirfarandi endingu: notandanafn@landspitali.is. Lykilorð er það sama og á tölvuna. Löngu tölvupóstföngin (Jon.jonsson@landspitali.is) virka ekki.
Notendur geta sjálfir stofnað teams svæði. Í teams, á borðanum lengst til vinstri er hnappur þar sem stendur Stofna. Með því að smella þann hnapp er hægt að skrá inn nauðsynlegar upplýsingar með hjálp leiðbeininga. Að skráningu lokinni er beiðnin send til samþykktar þar sem tryggja þarf réttar nafnagiftir.
Office 365 er víða notað af öryggismeðvituðum fyrirtækjum sem treysta því. Office 365 umhverfið er að lágmarki jafn öruggt og umhverfi Landspítala og að mörgu leyti betra. Þá hefur Landspítali gert nokkrar viðbótarráðstafanir við uppsetningu Office 365 þannig að öryggi er meira en það hefði annars verið. Að því sögðu er öryggi gagna ætíð háð vinnulagi hvers og eins starfsmanns sem mikilvægt er að leiðbeina samhliða þessum breytingum.
Office 365 er aftur á móti ekki fyrir viðkvæm persónugreinanleg gögn eins og sjúklingaupplýsingar, starfsmannaupplýsingar eða fjárhagsupplýsingar spítalans. Slík gögn á að geyma á klínískum kerfum spítalans eða á K:, S:, og I: drifi, eins og við á hverju sinni.
Ef óvissa er hvort viðkomandi gögn megi fara í skýjaumhverfi er best að tala við persónuverndarfulltrúa Landspítala – Elínborgu Jónsdóttur og fá úr því skorið
Heimilt er að vista allar tegundir gagna á O365/Office umhverfi Landspítala, hvort sem það eru almenn skjöl, starfsmannaupplýsingar, fjárhagsupplýsingar, sjúklingaupplýsingar eða annað. Sama gildir um skýjalausnir sem uppfylla tæknikröfur spítalans. Athugið þó að mikilvægt er að viðeigandi sjúklingaupplýsingar séu geymdar í viðkomandi sjúkraskrárkerfum. Almennt er mælst til að nota Office 365 / Teams umhverfi spítalans til að geyma almenn skjöl í stað H:, S: og I: drifa.
Til að fullnýta möguleika Office 365 er best að geyma gögn á OneDrive, Teams og Sharepoint. Öll gömlu skjalasvæðin eru ekki tengd við skýið og því nýtast þau ekki vel, auk þess sem meiri hluti notenda geta ekki notað Office skjöl sem eru á gamla svæðinu. Sjá nánar í kennslumyndbandinu Skjalavarsla, miðlun og samstarf.
Sjá nánar á skýringarmyndunum hér að neðan og í kennslumyndbandinu Skjalavarsla, miðlun og samstarf.
Mikilvægt er að standa vel að flutningi skjala yfir í Office 365. Því hafa verið teknar saman þessar grunnleiðbeiningar um mismunandi flutning skjala.
- Hvernig flyt ég skjöl yfir í office 365 - Teams, Sharepoint, og One Drive
Aðgangur er sá sami, í gegnum www.office.com en krefst tveggja þátta auðkenningar. Til þess þarft þú að sækja Authenticator app í símann þinn.
Sjá leiðbeiningar hér:
Authenticator - leiðbeiningar - Android
Authenticator - leiðbeiningar - Iphone
Authenticator - instructions - Android
Authenticator - instructions - Iphone
Frekari leiðbeiningar um Authenticator, Comapany Portal og Teams er að finna á: Teams og Viva Engage innleiðing
Hagnýtar upplýsingar
Um er að ræða fjölmargar lausnir. Helst ber þar að nefna Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams, Planner, OneNote og OneDrive. Þessu til viðbótar eru hugbúnaður eins og Forms, Stream, Sharepoint Online, Power Automate, Power Apps, Sway o.fl.
Hægt er að horfa á vefkennslumyndskeið um lykilforrit sem Landspítali er að útbúa.
Vefleyfi veita aðgang að öllum Office veflausnum á www.office.com og á smáforritum í síma og spjaldtölvu. Fullt leyfi hefur þetta auk þess að fá forrit á tölvurnar sínar. Fullt leyfir er hugsað fyrir starfsmenn sem nota Office lausnir mikið
Notendur með vefleyfi hafa ekki forritin á tölvunni* og geta ekki opnað Office skjöl á hefðbundnum drifum, þ.e. H:, I:, S: og K:.
Þeir hafa jafnframt takmarkað gagnarými eða 2GB í Outlook og í One Drive.
*Vefútgáfur forrita eru mjög góðar og ættu að vera fullnægjandi fyrir starfsmenn sem nota Office-lausnir ekki mikið.
- Allir starfsmenn fá sjálfkrafa vefleyfi en yfirmenn deilda geta óskað eftir fullu leyfi fyrir sína starfsmenn. Verktakar fá ekki leyfi sjálfkrafa.
- Ákvörðun um breytingar leyfa er í höndum viðkomandi yfirmanns þar sem deildin ber allan kostnað.
- Yfirmenn geta breytt leyfum sinna starfsmanna í gegnum aðgangskerfið Vörð og velja þar beiðnina „Office 365 client eða vef (Outlook, Word og Excel)“.
- Til að breyta leyfi í Fullt leyfi er valið „Tölvupóstur og Office 365 á tölvu“ en fyrir vefleyfi er valið „Veftölvupóstur og Office.com“.
- Hægt er að sjá hver er næsti yfirmaður og aðstoðarmenn í Leyfihólfinu, undir aðgangsmál
Kostnaðurinn er gjaldfærður á deildir einu sinn á ári í samræmi við fjölda leyfa af hverri tegund. Kostnaður er bundinn við gjaldeyri og er því breytilegur á milli tímabila. Þegar þetta er skrifað kostar vefleyfi u.þ.b. 30 þúsund krónur á ári á meðan fullt leyfið kostar um 60 þúsund krónur á ári.
Áður en þú getur notað lykilorðið sem þú fékkst sent þarftu að virkja það. Það gerirðu með því að skrifa hjá þér stafaruglið sem þú fékkst sent í leynihólfið og nota það til að skrá þig inn í tölvu eða þitt skjáborð. Þú verður beðin/n um að velja þér nýtt lykilorð sem þú munt síðan geta notað til að skrá þig inn í Outlook á vefnum.
Athugaðu að ef lykilorðið þitt að Windows breytist þá breytist það líka í tölvupóstinum þínum.
- Sjá hér Samræmdar undirskriftir í Outlook - föst undirskrift
- Sjá hér leiðbeiningar um að setja undirskrift.
-Sjá hér leiðbeiningar að gera Outlook sjálfgefið (default)