Leit
Loka
 

Office 365 leiðbeiningar

Office 365 fylgja nýir tímar í skrifstofulausnum sem efla störf, samstarf og upplýsingaleit starfsmanna. Með Office 365 er hægt að nálgast gögn, lausnir og fólk í gegnum síma, spjaldtölvu og tölvur, innan sem utan veggja spítalans.
Hér getur þú nálgast allar upplýsingar í formi kennslumyndbanda, spurt og svarað og leiðbeininga. Í ljósi Covid ástandsins verður ekki hægt að bjóða upp á hefðbundna fræðslu og því er mikil vinna lögð í efnið sem er hér. Við erum alltaf að bæta við upplýsingum og því vonum við að sjá þig hér reglulega. 

Spurt og svarað um Office 365

Fyrir E3 notendur er mælt með því að nota Internet Explorer til að tryggja virkni Teams á tölvu viðkomandi. Fyrir F1 notendur skiptir ekki máli hvaða vafri er notaður.

Þeir sem eru með fullan aðgang að Office 365 (E3) geta sótt öll forritin og sett upp á tölvuna sína.

- Sjá hér leiðbeiningar um hvernig Office 365 er sett upp í tölvunni minni

Vefaðgangur er í gegnum www.office.com Ætíð skal nota eftirfarandi endingu: notandanafn@landspitali.is. Lykilorð er það sama og á tölvuna. Löngu tölvupóstföngin (Jon.jonsson@landspitali.is) virka ekki.

Notendur geta sjálfir stofnað teams svæði. Í teams, á borðanum lengst til vinstri er hnappur þar sem stendur Stofna. Með því að smella þann hnapp er hægt að skrá inn nauðsynlegar upplýsingar með hjálp leiðbeininga. Að skráningu lokinni er beiðnin send til samþykktar þar sem tryggja þarf réttar nafnagiftir.

Office 365 er víða notað af öryggismeðvituðum fyrirtækjum sem treysta því. Office 365 umhverfið er að lágmarki jafn öruggt og umhverfi Landspítala og að mörgu leyti betra. Þá hefur Landspítali gert nokkrar viðbótarráðstafanir við uppsetningu Office 365 þannig að öryggi er meira en það hefði annars verið. Að því sögðu er öryggi gagna ætíð háð vinnulagi hvers og eins starfsmanns sem mikilvægt er að leiðbeina samhliða þessum breytingum.

Office 365 er aftur á móti ekki fyrir viðkvæm persónugreinanleg gögn eins og sjúklingaupplýsingar, starfsmannaupplýsingar eða fjárhagsupplýsingar spítalans. Slík gögn á að geyma á klínískum kerfum spítalans eða á K:, S:, og I: drifi, eins og við á hverju sinni.

Ef óvissa er hvort viðkomandi gögn megi fara í skýjaumhverfi er best að tala við persónuverndarfulltrúa Landspítala – Elínborgu Jónsdóttur og fá úr því skorið

Nei. Skýið er ekki hugsað fyrir sjúklingagögn, þar sem öll slík gögn á að varðveita á klínískum kerfum spítalans eða K: drifi, fyrir þá sem hafa aðgang að því. Önnur viðkvæm persónugreinanleg gögn, eins og starfsmannaupplýsingar eða fjárhagsupplýsingar skal ekki heldur geyma í Office 365 þar sem S: og I: drif eru ákjósanlegri kostur. Sjá nánar í eftirfarandi mynd.


Til að fullnýta möguleika Office 365 er best að geyma gögn á OneDrive, Teams og Sharepoint. Öll gömlu skjalasvæðin eru ekki tengd við skýið og því nýtast þau ekki vel, auk þess sem meiri hluti notenda geta ekki notað Office skjöl sem eru á gamla svæðinu. Sjá nánar í kennslumyndbandinu Skjalavarsla, miðlun og samstarf. 

Sjá nánar á skýringarmyndunum hér að neðan og í kennslumyndbandinu Skjalavarsla, miðlun og samstarf.

Mikilvægt er að standa vel að flutningi skjala yfir í Office 365. Því hafa verið teknar saman þessar grunnleiðbeiningar um mismunandi flutning skjala.

Hægt er að veita ytri aðilum aðgang að Teams og Sharepoint svæðum, þannig að þeir geti haft aðgang að öllum gögnum, samskiptum og upplýsingum sem eru geymd þar. Gott er að hafa nokkra hluti í huga við gestaaðgang og hér eru leiðbeiningar.

Setja þarf upp umsýsluappið Intune Company Portal í símann. Tekið er frá svæði í símanum sem Landspítali hefur stjórn á og getur þannig tryggt öryggi allra upplýsinga.

Notes grunnarnir verða áfram í Notes þar sem helsta hlekkjavirkni virkar enn. Til framtíðar er horft til þess að finna nýjar lausnir.

Mælst er til þess að notkun Google Docs hætti nú þegar betri og öruggari lausn er aðgengileg. Þar sem gögn eru á persónulegum aðgangi notenda þurfa þeir að flytja gögnin sjálfir inn á Office 365

Til að ná til sem flestra, á þeim tíma sem hentar hverjum og einum, hafa verið framleidd kennslumyndskeið sem eru hér að neðan. Þau hafa að geyma allt það helsta til að komast af stað. 

Með því að búa til fundarboð í Teams calendar eða Outlook calendar er hægt að velja Teams meeting. Þetta er t.a.m. útskýrt í Teams kennslumyndbandinu hér að neðan, á tímapunktinum 27:50.

Aðgangur er sá sami, í gegnum www.office.com en til viðbótar við venjulegt lykilorð þarf að setja inn öryggistölu sem er send með textaskilaboðum. Ef engin öryggistala berst er símanúmer viðkomandi líklegast ekki í skrá spítalans. Þá þarf að hafa samband við 543 1550. Ef starfsmaður vill ekki að númerið sé á skrá spítalans er hægt að fá Microsoft Authenticator appið, sjá leiðbeiningar.

Gömlu póstgrúppurnar í Notes voru margar hverjar gallaðar sem svo birtist við flutning yfir í Outlook. Til að leysa úr þessu þarf að hafa samband við 1550 sem leysir úr þessu.

Hægt er að setja sjálfgefna undirskrift í Outlook forrit og Outlook á vefnum.

- Sjá hér leiðbeiningar um að setja undirskrift.


Þeir sem eru með Outlook forritið á tölvunni þurfa að gera það sjálfgefið, eða default, til að póstvirki virki að fullu.

-Sjá hér leiðbeiningar að gera Outlook sjálfgefið (default)

Við fyrstu sýn virðist sem ekki sé hægt að bóka fundarsal í Outlook á vefnum en reyndin er að það eru margar leiðir til þess. Hér eru teknar saman stuttar leiðbeiningar um leit og bókun fundarsala í Outlook á vef, þar sem hægt er að fara þrjár mismunandi leiðir

Hagnýtar upplýsingar

Allir nýir starfsmenn fá sjálfkrafa grunnaðgang, F1, ef þörf er á frekari aðgangi þarf að sækja um slíkt, samanber upplýsingar hér að ofan.

Um er að ræða fjölmargar lausnir. Helst ber þar að nefna Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams, Planner, OneNote og OneDrive. Þessu til viðbótar eru hugbúnaður eins og Forms, Stream, Sharepoint Online, Power Automate, Power Apps, Sway o.fl.

Hægt er að horfa á vefkennslumyndskeið um lykilforrit sem Landspítali er að útbúa.

Stefnt er því að notendur fái aðgang að Office 365 og Outlook 30. apríl 2020.

Allur póstur verður fluttur í Outlook með öllu tilheyrandi. Byrjað verður á því að flytja nýlegan póst, síðan er eldri póstur fluttur að skiptidegi loknum.

F1 leyfi veita aðgang að öllum Office-veflausnum á www.office.com og á smáforritum í síma og spjaldtölvu. E3 hefur allt þetta auk þess að fá forrit á tölvurnar sínar.

Gert er ráð fyrir að eingöngu 20% starfsmanna séu með E3 leyfi enda eru þau hugsuð fyrir þá sem vinna mikið við tölvu .

F1 notendur hafa ekki forritin á tölvunni* og geta ekki opnað Office skjöl á hefðbundnum drifum, þ.e. H:, I:, S: og K:.

F1 notendur hafa jafnframt takmarkað gagnarými eða 2GB í Outlook og í One Drive.

*Vefútgáfur forrita eru mjög góðar og ættu að vera fullnægjandi fyrir starfsmenn sem nota Office-lausnir ekki mikið.

Ákvörðun um E3 leyfi ræðst á starfheitum og því hvort starfsmenn eru með einkatölvu eða ekki. Að lokum er það ákvörðun viðkomandi yfirmanns þar sem deildin mun bera kostnað af öllum leyfum.

Þá þarf að leita til næsta yfirmanns eða aðstoðarmann hans í aðgangsmálum sem sendir beiðni í gegnum Vörðinn og velur þar beiðnina "Office 365 client eða vef (outlook, word og excel). Hægt er að sjá hver er næsti yfirmaður og aðstoðarmenn í aðgangsmálum í Leynihólfinu.

Kostnaðurinn er gjaldfærður á deildir einu sinn á ári í samræmi við fjölda leyfa af hverri tegund. Kostnaður er bundinn við gjaldeyri og er því breytilegur á milli tímabila. Þegar þetta er skrifað kostar F1 leyfið u.þ.b. 18.000 krónur á ári á meðan E3 leyfið kostar um 57.000 krónur á ári.

Allir starfsmenn fá sjálfkrafa F1 leyfi en yfirmenn deilda geta óskað eftir E3 fyrir sína starfsmenn. Verktakar fá ekki leyfi sjálfkrafa.

Ef þú ert hætt/ur að fá póst í gamla pósthólfið þitt og síðasti pósturinn í innhólfinu segir þér að flutningur sé hafinn geturðu skráð þig inn í Outlook á: www.outlook.com/landspitali.is 

Notandanafnið þitt að Outlook er netfangið þitt með endingunni landspitali.is, eða "notandanafn@landspitali.is". Outlook er samtengt aðganginum þínum að Window, Ljóranum og skjáborðinu þínu. Ef þú ert ekki viss hvaða lykilorð það er, geturðu haft samband við 1550 og við sendum þér nýtt lykilorð í leynihólfið í línuna sem er merkt "Microsoft".

Áður en þú getur notað lykilorðið sem þú fékkst sent þarftu að virkja það. Það gerirðu með því að skrifa hjá þér stafaruglið sem þú fékkst sent í leynihólfið og nota það til að skrá þig inn í tölvu eða þitt skjáborð. Þú verður beðin/n um að velja þér nýtt lykilorð sem þú munt síðan geta notað til að skrá þig inn í Outlook á vefnum.

Athugaðu að ef lykilorðið þitt að Windows breytist þá breytist það líka í tölvupóstinum þínum.

Myndskeið

Var efnið hjálplegt?
Takk fyrir
Af hverju ekki?